Üks tööajakirje on lihtne: algusaeg, lõpuaeg ja nende vahe. Ettevõtte tegelik tööajakorraldus on harva sama lihtne. Mõni töö toimub öösel, mõni riigipühal. Paus võib olla tasustatud või tasustamata. Teatud töötajatele võivad kehtida eraldi reeglid.
Käsitsi arvestades muutub probleemiks järjepidevus. Sama olukorda peab erinevatel päevadel ja erinevate töötajate puhul käsitlema ühtemoodi. Mida rohkem erandeid, seda suurem on võimalus, et mõni valem, märkus või käsitsi tehtud parandus jääb kahe silma vahele.
Automaatika sobib korduvatele reeglitele
Kui ettevõte teab, et kindlal kellaajal või kuupäeval peab rakenduma konkreetne arvestusloogika, on mõistlik see süsteemis kirjeldada. Näiteks võib öisel ajal rakenduda tunnitasule kordaja või riigipühale eraldi arvestus.
Automaatne paus võib lahendada igapäevase väikese probleemi
Kui lõuna toimub tavaliselt samal ajal, saab automaatne paus vähendada töötaja vajadust iga päev samu toiminguid käsitsi teha. Vastavalt töökorraldusele võib süsteem pärast pausi pooleli olnud töö automaatselt jätkata või jätta selle töötaja otsustada.
Automaatika ei asenda kontrolli
Isegi hästi seadistatud reeglite puhul on oluline, et administraator saaks tööajakirjed enne lõplikku kasutamist üle vaadata. Automatiseerimine vähendab korduvat käsitööd, kuid erandlikud olukorrad vajavad endiselt inimese otsust.
Reegel peab olema arusaadav
Hea automatiseerimise põhimõte on lihtne: reeglid peavad olema läbipaistvad ning arvestusloogika lihtsasti arusaadav. Administraator peab teadma, milline reegel kehtis, kellele see rakendus ja milline oli tulemus.
Automatiseerimise eesmärk pole lisada ettevõttele uusi reegleid või teha arvestus keerulisemaks. Eesmärk on rakendada olemasolevaid töökorralduse reegleid järjepidevamalt ning vähendada kuu lõpus tehtavat käsitööd.