Väikeses ettevõttes pole tööaja haldamises Exceliga midagi valesti. Mõne töötaja, üsna tavapärase tööpäeva ja väikese projektide/ülesannete arvuga saab lihtne tabeltöötlusprogramm oma ülesandega väga hästi hakkama.
Probleem ei teki üleöö. Ettevõte kasvab. Töötajaid tuleb juurde. Projektid hakkavad kattuma. Töökorraldus muutub mitmekesisemaks. Inimesed töötavad erinevates kohtades. Keegi teeb ületunde, keegi vahetab vahetuse, keegi puudub ning juht peab mõne tööajakirje parandama.
Excel ise töötab endiselt. Probleem tekib kõiges, mis selle ümber toimub.
Juht hakkab infot koguma sõnumite ja telefonikõnede kaudu. Tekivad sama faili erinevad versioonid. Osa infost sisestatakse kohe, osa mitu päeva hiljem. Projektitunnid võivad olla ühes tabelis, töötajate tööajad teises ning kuu lõpus saab palgaarvestus veel kolmanda faili.
Probleem ei ole arvutamises, vaid kontekstis
Selle lahenduse suurim nõrkus pole see, et Excel ei oska tunde kokku liita. Loomulikult oskab. Probleem on selles, et tabel ei halda loomulikul viisil kogu konteksti nende tundide ümber.
Tööjõu juhtimise süsteem saab siduda tööajakirje konkreetse töötaja, projekti, aja ja tööprotsessiga. Planeeritud töö saab eksisteerida koos tegelikult toimunud tööga. Reegleid saab rakendada järjepidevalt, muudatused võivad jääda jälgitavaks ning aruanded saavad kasutada sama infot, mida töötajad ja juhid terve kuu jooksul juba kasutavad.
Eesmärk pole Excelit välja vahetada sellepärast, et Excel oleks halb. Eesmärk on lõpetada Exceli kasutamine tööjõu juhtimise süsteemina siis, kui ettevõte on sellest lahendusest juba selgelt suuremaks kasvanud.