Töögraafik kirjeldab plaani. Tööajakirje kirjeldab tegelikkust. Paljud ettevõtted haldavad neid kahte asja eraldi, kuigi just nende ühendamine muudab mõlemad palju kasulikumaks.
Graafik näitab juhile, kes peaks töötama, millal peaks töötama ja kuidas tööjõud on planeeritud. Niipea kui töönädal algab, hakkab aga päris elu plaani muutma.
Keegi jääb haigeks. Vahetus asendatakse. Projekt nihkub. Kliendi prioriteet muutub. Planeeritud kaheksatunnisest päevast saab üheksa tundi, kuus tundi või midagi hoopis muud.
Planeerimine vajab tegelikkust
Kui planeeritud töö ja tegelik tööaeg asuvad samas tööjõukeskkonnas, tekib juhil vajalik kontekst. Ta saab aru, mis pidi juhtuma ja mis tegelikult juhtus.
Korduvad töömustrid aitavad lihtsustada regulaarset töökorraldust. Kohalolek ja puudumised muutuvad sama operatiivse pildi osaks. Registreeritud tööaeg annab lõpuks tegeliku tulemuse.
Ei graafik ega tööajaarvestus räägi eraldi tervet lugu. Koos võimaldavad need järgmisi tööperioode planeerida tegelike andmete, mitte oletuste põhjal.
Hea tööjõu juhtimise süsteem ei aita ainult järgmiseks nädalaks graafikut koostada. See aitab mõista ka seda, kas eelmise nädala graafik päriselt töötas.